ドキュメントキャプチャとIDPの違い、そしてその重要性
2024年02月02日
ニコラス クラーク
フィールドエンジニア
コダック アラリス
ドキュメントキャプチャとIDPの違い、そしてその重要性
どの業界や技術分野にも専門用語があります。専門用語とは、外部の人にとってほとんど意味のない言葉や言い回し、略語のことですが、その分野の人には一般的なものです。
私たちの業界では、ドキュメントキャプチャーとインテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）という2つの用語の違いを明確にする必要があります。
この２つの用語は関連していますが、その範囲はかなり異なります。
ドキュメントキャプチャ
ドキュメントキャプチャとは、その名のとおり紙上の情報を読み取り、システムで使用できるようにデジタル化することです。
紙のフォーム、身分証明書、請求書はドキュメントスキャナーに読み込まれ、光学文字認識（OCR）や画像補正機能などの技術を使って、紙をクリーンなデジタル画像に変換し、文字を個別に認識してデータ抽出や検索可能な保存ができるようにします。文書がすばやくスキャンされると、各ページがドキュメントキャプチャソフトウェア（当社の場合はKodak Capture Pro）に読み込まれます。この高度なドキュメントキャプチャソフトウェアは、主に大量の紙文書を日常的に処理する必要がある環境で使用されます。
キャプチャプロは、これらの大量の紙文書を迅速に複数のデジタル形式や保存先に出力します。一般的な使用例は、スキャン・トゥ・アーカイブと呼ばれるもので、文書をデジタル化して必要なデータを取得し、デジタルファイルとして保存します。紙上のデータを取り込む必要性は、数十年にわたり、ビジネスの基礎となっており、特に医療、教育、金融、公共部門のような紙を多用する業界では、情報管理の重要な要素であり続けています。
しかし今日、多くの企業が、ドキュメントキャプチャプロセスを使って、より高度な自動化されたインテリジェンスを適用する必要性を感じています。ほとんどの企業では、処理する文書の70％がすでにデジタル化されており、その形式もさまざまです。そこで登場するのが、インテリジェント・ドキュメント・プロセッシング（IDP）です。
インテリジェント・ドキュメント・プロセッシング
IDPは、ドキュメントキャプチャの範中をすべて含み、かつさらに多くを提供します。
実際、IDPにおいてキャプチャは、より包括的なプロセスの最初であり、最も基本的なステップにすぎません。
Kodak Info Input Solutionは、ウェブベースのIDPソフトウェアで、スキャンした紙や監視フォルダだけでなく、電子メールの添付ファイル、モバイルアップロード、オンラインフォームなど、あらゆるソースからあらゆる複雑さのドキュメントを迅速に取り込み、ビジネスクリティカルな情報に変換します。
そして自動的に検証を行い、ダウンストリームシステムやロボティックプロセスオートメーション（RPA）ツールに直接統合されます。Info Input Solutionは、最小限のトレーニングで済むローコード・ノーコードの設定を提供し、短期間で価値を生み出します。
さらに特筆すべきは、マイクロソフト、グーグル、アマゾンが提供するような主要なAIプラットフォームと統合できる仕様であることです。
私たちがオープンインテリジェンスと呼ぶ、テクノロジーに依存しないアプローチは、IDP市場においてユニークなものです。
これにより企業は、時間の経過とともに自動的に機能をアップグレードするAIプラットフォームを自信を持って選択することができ、ニーズの進化に合わせてIDPソリューションを拡張し、将来を保証することができます。
ここでは、ドキュメントキャプチャとIDPの機能の違い、そしてこの２つの機能の重複する部分について、別の視点から説明します。
具体的には、当社の提供するドキュメントキャプチャとIDPソフトウェア製品についてです。
このように見ることで、ビジネリーダーは、どのソフトウェアソリューションを検討すべきか、また、既存のドキュメントキャプチャシステムを、いつ強力なIDPプラットフォームに拡張すべきか判断することができます。
ドキュメントキャプチャを次世代のIDPに移行するメリット
どの企業にも、それぞれ独自のワークフロー、ニーズ、目標、システム統合要件があります。最適なソフトウェアソリューションを見つけるためには、多くの要素が関係しますが、より幅広いビジネスニーズをカバーし、より高いレベルの競争力の差別化を達成するために、次世代のIDPソリューションへの関心が高まっています。
前述した機能や能力に加え、Kodak InfoInput Solution が主導する強力なIDPプラットフォームを導入することで得られる、更なるメリットについて紹介します。
- ITワークロードの軽減
- セットアップ、メンテナンス、サポートの一元化
- 1台のサーバーに1回のインストールで、数千のユーザーと数十億のページをサポートできます。
- シンクライアントはURL経由でサーバーに接続
- 手作業とヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減
- オープンインテリジェンス™アーキテクチャによる、AIを活用した分類、抽出、インデックス作成の自動化
- データベース検索や3ウェイマッチングなどの統合による自動検証
- 複雑な文書処理プロセスの完全自動化
- スクリプトにより、ビジネスプロセス自動化のための無限のカスタマイズと統合が可能
- 従業員の生産性と集中力の向上
- SalesforceやSharePointなどのアプリケーションにワンボタンで簡単にスキャンできる機能を組み込み、アプリケーションの切り替えを排除
- 柔軟な認証方法
- SSO、Active Directory、SAML、OKTAなど、最も一般的な認証方式をサポート。
全てのメリットをお伝えできたわけではありませんが、要点はご理解いただけたかと思います。
多くの企業でデータ処理のニーズが拡大しているため、ドキュメントキャプチャシステムをKodak Info Input Solutionのような、より強力なIDPプラットフォームに移行することは理にかなっているのです。企業によっては、ドキュメントキャプチャで十分な場合もあるでしょう。
Capture ProとInfo Input Solutionが受賞歴のあるソフトウェアソリューションであるのには理由があります。
テクノロジーに関する多くの決定と同様に、環境、ワークフロー、ビジネス目標に適したものを見つけることが重要なのです。
私たちは、企業やパートナーと協力しながら、最適なソリューションを見つけ、世界中の企業に大きな価値を提供し続けることを楽しみにしています。